NWG De Kerkuil heeft een duidelijke structuur, opgebouwd uit afgebakende entiteiten met heldere taakverdelingen. Toch is het voor de vereniging heel belangrijk om niet in niveaus of klassen te denken. Elke gemotiveerde medewerker kan (uiteindelijk) deel uitmaken van een overkoepelend orgaan of een stapje terugzetten.

Algemene vergadering

De Algemene Vergadering bestaat uit de 5 stichtende leden en 19 effectieve leden. 8 leden van de AV zijn ook lid van het Bestuursorgaan. Ze komt gemiddeld twee keer per jaar samen en is bevoegd om het kader van de vereniging vast te leggen: de statuten opmaken, de benoeming en het ontslag van de bestuurders, de vaststelling van de begroting en de jaarrekening (inclusief kwijting aan bestuurders) maar ook het meerjarenplan, de meerjarenverbintenis én de rapportering hieromtrent.

Bestuursorgaan

Het bestuursorgaan bestaat op dit moment uit 8 vrijwillige medewerkers en komt minimaal zes keer per jaar samen om ervoor te zorgen dat het doel van de vereniging, binnen het kader zoals de Algemene Vergadering dat schetst, bereikt wordt. Het Bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de algemene leiding en vertegenwoordigt de organisatie. Het bestaat uit voorzitter Geert Martens, ondervoorzitter Filip Declerck, secretaris Antoon Ternier, penningmeester Kris Degraeve, projectondersteuner Justine Huyghe, IT-specialist Pieterjan Deconinck, activiteitsondersteuner Ina Stekelorum en logistiek coördinator Stefaan Waeyaert. De samenstelling van het Bestuursorgaan wijzigt voldoende regelmatig om ‘vastroesten’ te voorkomen: jongere bestuursleden vervangen zij met een langere staat van dienst en functies komen bij andere personen terecht. De projectcoördinator woont de vergaderingen van het Bestuursorgaan in een adviserende rol bij op uitnodiging.

Dagelijks bestuur

Het Dagelijks Bestuur bestaat uit 4 leden van het bestuursorgaan: de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris en de penningmeester. (De projectcoördinator kan op uitnodiging een adviserende rol hebben.) Haar bevoegdheid is beperkt tot het goedkeuren van uitgaven tot 2.500 euro na onderling overleg. Bij hoogdringendheid kan wel een besluit genomen worden door het Dagelijks Bestuur, mits bekrachtiging door het eerstvolgende Bestuursorgaan.

Projectcoördinator

De projectcoördinator / administratieve ondersteuner staat in voor de algemene coördinatie van alle projecten van de natuurwerkgroep en de administratieve afhandeling van het secretariaat van de vereniging. Hij is de enige werknemer van de organisatie. De projectcoördinator handelt naar de beslissingen die het Bestuursorgaan (of het Dagelijks Bestuur) heeft genomen en zorgt voor de uitvoering én opvolging ervan. De projectcoördinator kan zoals statutair bepaald aankopen doen voor een maximumbedrag van 500 euro.

Projectcoaches

Een projectcoach kan, maar hoeft geen lid te zijn van het Bestuursorgaan. Deze vrijwillige medewerker heeft veel ervaring met en passie voor een project en ondersteunt de projectcoördinator bij de organisatie ervan. Hij/Zij waakt mee over het adequaat uitvoeren van het project, en het ingeven en verwerken van de projectdata over het hele werkingsgebied. Deze persoon helpt mee aan verspreiden van informatie over en het sensibiliseren rond het project, en met het opleiden van medewerkers.

Kernverantwoordelijken

Een kernverantwoordelijke kan, maar hoeft geen lid te zijn van het Bestuursorgaan. Deze verantwoordelijke stuurt de medewerkers en projecten van een bepaalde kern (gemeente) aan en is ook het aanspreekpunt voor de (lokale) pers, de lokale overheid en (nieuwe) vrijwillige medewerkers.

Kern- en projectmedewerkers

Het werkingsgebied opdelen in lokale kernen vergemakkelijkt de onderlinge communicatie, samenwerking en coördinatie. Vrijwillige medewerkers die in elkaars nabijheid wonen, kunnen eenvoudiger deelnemen aan projectopvolging en activiteiten, wat de continuïteit en slagkracht van de uitvoering versterkt. Daarnaast draagt een lokale betrokkenheid bij aan een groter gevoel van verbondenheid met de directe leefomgeving.

De indeling per project bevordert motivatie, betrokkenheid en kwaliteit van uitvoering. Vrijwillige medewerkers die zich kunnen inzetten voor onderwerpen die aansluiten bij hun persoonlijke interesse of expertise, leveren doorgaans een meer duurzame en waardevolle bijdrage aan het project.

Door de werking rond kernen én projecten gealligneerd en gecoördineerd te organiseren, ontstaat een netwerk van kleinschalige, lokaal verankerde teams die zowel logistiek efficiënt als inhoudelijk gemotiveerd aan de slag gaan. Dit model stimuleert samenwerking, innovatie en langdurige betrokkenheid, en draagt bij aan een grotere maatschappelijke impact van het vrijwilligerswerk