Organisatiestructuur
1 Algemene vergadering
De algemene vergadering bestaat uit de stichtende leden en de effectieve (toegetreden) leden. Zij komt minimaal 2 keer per jaar samen om de begroting (september) en de jaarrekening (januari) goed te keuren. Daarnaast kan zij samengeroepen worden om beleidsdocumenten zoals het meerjarenplan goed te keuren.
2 Bestuursorgaan
Het bestuursorgaan bestaat uit 8 vrijwillige medewerkers en komt minimaal 6 keer per jaar samen om financiële en strategische beslissingen te nemen in het welzijn van de vereniging. Het orgaan is verantwoordelijk voor de algemene leiding, het nemen van belangrijke beslissingen over bijvoorbeeld contracten, financiën en personeel, en het vertegenwoordigen van de organisatie. Leden van het bestuursorgaan zijn: voorzitter Geert Martens, ondervoorzitter Filip Declerck, secretaris Antoon Ternier, penningmeester Kris Degraeve, projectondersteuning Justine Huyghe, IT-specialist Pieterjan Deconinck, activiteitsondersteuning Ina Stekelorum en werkuil Stefaan Waeyaert.
3 Dagelijks bestuur
Het dagelijks bestuur bestaat uit 4 vrijwilligers: de voorzitter, de ondervoorzitter, de secretaris, de penningmeester en de projectcoördinator. Haar bevoegdheid is beperkt tot het goedkeuren van uitgaven tot 500 euro. Bij hoogdringendheid van bedragen hoger dan 500 euro kan een besluit genomen worden door het dagelijks bestuur, mits bekrachtiging door het eerstvolgende bestuursorgaan.
4 Projectcoördinator
De Projectcoördinator en tevens administratieve ondersteuning, Wim Bovens, staat in voor de algemene coördinatie van alle projecten van de natuurwerkgroep en de administratieve afhandeling van het secretariaat van de vereniging. De projectcoördinator handelt naar de beslissingen die het bestuursorgaan heeft genomen en zet deze in de praktijk om. De projectcoach kan hoogstnoodzakelijke aankopen doen voor secretariaat en projecten. Dit gaat over toners, postzegels en dergelijke voor het secretariaat, vijzen en turf en dergelijke voor de projecten.
5 Projectcoaches
De projectcoach kan, maar hoeft geen lid te zijn van het bestuursorgaan. Deze vrijwillige medewerker heeft veel ervaring met het project en ondersteunt de projectcoördinator bij het organiseren en verwerken van de projectdata. Deze persoon kan ook ingezet worden om voordrachten te geven over het project en om medewerkers op te leiden.
6 Kernverantwoordelijken
De kernverantwoordelijke kan, maar hoeft geen lid te zijn van het bestuursorgaan. Deze vrijwillige medewerker stuurt de medewerkers van een bepaalde gemeente (kern) aan en is tevens het aanspreekpunt voor de lokale pers, de lokale overheid en eventuele nieuwe vrijwillige medewerkers.
7 Kernmedewerkers/Projectmedewerkers
Een regionale indeling vergemakkelijkt de onderlinge communicatie, samenwerking en coördinatie. Vrijwillige medewerkers die in elkaars nabijheid wonen, kunnen eenvoudiger deelnemen aan projectopvolging en activiteiten, wat de continuïteit en slagkracht van de uitvoering versterkt. Daarnaast draagt een lokale betrokkenheid bij aan een groter gevoel van verbondenheid met de directe leefomgeving.
De indeling per projectthema bevordert motivatie, betrokkenheid en kwaliteit van uitvoering. Vrijwillige medewerkers die zich kunnen inzetten voor onderwerpen die aansluiten bij hun persoonlijke interesse of expertise, leveren doorgaans een meer duurzame en waardevolle bijdrage aan het project.
Door beide criteria te combineren, ontstaat een netwerk van kleinschalige, lokaal verankerde teams die zowel logistiek efficiënt als inhoudelijk gemotiveerd functioneren. Dit model stimuleert samenwerking, innovatie en langdurige betrokkenheid, en draagt bij aan een grotere maatschappelijke impact van het vrijwilligerswerk.